"Bilgi güçtür" Francis Bacon

Aile İletişimi Nasıl Geliştirilebilir: Aile toplantıları/ Aile Konseyleri, Aile Anayasası ve Aile Ofisleri

İletişimi ve aile birliğini geliştirerek aile ve iş ilişkisini olumlu olarak arttıran yönetim mekanizmalarından biri "aile toplantıları"dır.

Önceki yazımda bir kişinin hem hisse sahibi, hem ailenin üyesi hem de yönetici şapkasına sahip olmasından dolayı  mülkiyet, aile ve yönetim ilişkisinde net çizgiler çizemediğinden ve anılan ilişkide en uygun  dengenin sağlanamadığından bahsetmiştim. Sınırları iyi çizememenin ise maalesef şirketin  ömrünü kısaltan önemli bir etken olarak önümüze çıkmaktadır. 
 
İletişimi ve aile birliğini geliştirerek aile ve iş ilişkisini olumlu olarak arttıran yönetim mekanizmalarından biri "aile toplantıları"dır. 

Aile toplantıları öncelikle kaliteli bir iletişim için iyi bir fırsattır. Bu toplantılarda hisse sahibi olup, aktif olarak yönetimde yer almayan kişilere şirketin durumu (finansal, stratejik, rekabet koşulları) hakkında bilgi aktarılabilir. Toplantılar hisse sahibi, aile üyesi ve yönetici olma arasındaki farkları aile üyelerine öğretmek için iyi bir ortam yaratır. Sorumluluk ve performans  odaklı  ödeme(ücret, prim vb) sisteminin mantığı aile üyelerine anlatılabilir. Toplantılar vasıtasıyla mal-mülk ve veraset intikal vergisi hakkında aile üyeleri eğitilebilir ve gelecek nesile intikal edecek varlığın yönetimi konusunda rehberlik edilebilir. İlave olarak, hisse sahipliği ve ailenin şirket ile ilişkisini düzenlemede son derece yararlı olan aşağıdaki konularda politika oluşturma olanağı yaratır; 
 
1- İstihdam politikası işe alım için gerekli önceliklerin çerçevesini oluşturur.  Şirkette tam zamanlı çalışmak isteyen aile üyelerinden beklenilen eğitim, tecrübe ve diğer kişisel özellikler tartışılır. İşe alım şirket ihtiyacına ve nitelik odaklı olması gerekir, soyada göre değil.

2- Yönetim kurulunda görev alacak aile üyelerinin seçim kriterlerinin yani yönetim kurulu hizmet politikasının belirlenmesi önemli bir yer tutar. Seçim kriterleri açısından şirketin stratejisi ve ailenin stratejisi arasında bir bağlantı olmalıdır. 

3- Kar payı dağıtım politikası oluştururken dağıtılacak kar payı hakkında bir miktar belirtmek doğru olamaz çünkü bu şirketin vereceği bir karardır. Ancak, ailenin ihtiyacı ve şirketin büyüme ihtiyacı için ilave yatırım arasındaki denge tartışılabilir ve yönetim kuruluna  ailenin genel düşüncesi bildirilebilir. Aile üyelerinin ve şirketin çıkarları arasında arzulanan dengeyi bulan bir politika oluşturulması esastır.

4- Aile üyeleri varlıklarının çeşitlendirmek için veya nakde ihtiyaç duyduklarında hisselerini satmayı arzu edebilirler. Bu sebeple, ailenin hisselerini hangi koşullarda ve nasıl nakte çevirebilecekleri yönünde politika geliştirmeleri gerekir. Bu prensipler sayesinde  şirket ve şirketi kontrol eden aile arasında arzulanan ilişki uzun yıllar devam edebilir. 

Belli aralıklarda yapılan aile toplantıları ailenin kafasındaki soru işaretlerini ortadan kaldırırken, aile sorunlarının yönetim kuruluna veya üst yönetime yansımasını önler. Güven ortamı yaratır. Ailenin şirkete olan taahhüdünü güçlendirir. Sadakati yüksek şirket ortakları kar paylarını talep etmez veya az kar payı ile yetinip uzun vadeli karlı yatırıma yönelerek pay aldıkları pastayı büyütme imkanı elde ederler. 

Aile toplantılarının sayısız faydaları mevcuttur. Öncelikle, ailenin değerleri ve nesiller boyunca işe olan taahhüdünü anlamaya yardımcı olur. Şu ana kadar başarı ile uygulanan rekabet stratejisinin kıymeti ve ailenin geçmişi ve işteki rolü daha iyi değerlendirilebilir. Bir aile üyesinin işe katılımının tanımlanması şirkette tam zamanlı çalışmayı arzu etmeyen fakat anlamlı bir şekilde katkıda bulunmak isteyen üye için önemlidir. Örneğin, bir aile üyesi şirket adına sosyal sorumluluk projelerinde yer alabilir. Bu şekilde ailenin toplumdaki rolüne katkıda bulunabilir. Aile toplantıları sürekli problem çözme ve çatışmaları azaltma mekanizmaları olarak fayda sağlayabilir. Yabancılaşma duygusunu, adam kayırmacılıktan kaynaklanan sinirli olma halini iletişimi artırarak azaltmaktadır. Şirketin süreklilik ve yeni neslin yetiştirilmesi şeffaf bir şekilde ele alınır. Ailenin tercih öncelikleri yönetimde olan ve aile ile şirketin önceliklerini dengelemek durumunda olan hissedarın bilgisine sunulmuş olur. Aile toplantılarına aileden olmayan profesyonel yöneticiler mentor, öğretmen sıfatıyla davet edilerek, bu kişilerin kurumsallaşmaya yaptığı katkıyı tüm aile üyelerine gösterme imkanı olur. 

Aile toplantıları aile içi iletişimi artıran ve aile üyelerine mülkiyet, yönetim ve aile üyeliğinin hak, sorumluluk ve sınırlarını öğreten bir yönetim mekanizmasıdır. Karar alma ortamı değildir. Yönetim ve çoğu hisse sahipliği(mülkiyet) konuları ile ilgili kararlar aile toplantılarının ve konseyinin işlevi içinde yer almaz. Yönetim ve hisse sahipliği ile ilgili kararlar yönetim kurulu, üst yönetim veya genel kurul’da sonuçlandırılmalıdır. Ailenin ortaklık ve şirket yönetimiyle ilişkisine rehberlik edecek politikaların oluşturulduğu forumlardır. Aile üyesinin istihdam koşulları, ücret ve yan hakları, performansının değerlendirilmesi ve hissesinin nakde çevrilmesine yönelik politikaların geliştirilmesi kurumsallaşmada önemli yer tutar.

Aile toplantılarının başarılı sonuçlar doğurması için dikkat etmemiz gereken bazı hususlar vardır. Öncelikle aile toplantılarına başlama zamanlaması son derece önemlidir. Aile üyeleri arasında ciddi bir çatışma olduğunda veya ilişkilerinde  kopma olduğu zamanlarda aile toplantılarına başlanmamalıdır. Bu uygulamayı en uygun  başlatma zamanı böyle bir  toplantıya acil ihtiyaç duyulmadığı zamandır. 

Aile toplantıları geçmişteki problemleri kaşımak yerine geleceğe odaklandıklarında aile birliği ve ailenin işe olan taahhüdünü güçlendirmektedir. Öncelikle küçük bir grupla başlama (örneğin kan bağı olanlarla), güven ve tecrübe oluştuktan sonra katılımcıların sayısını  artırma daha başarılı sonuçlar doğurmaktadır. Aile toplantılarına yeni başlayan şirketler tecrübe kazanana dek danışmanlardan yardım alarak toplantının daha verimli geçmesini sağlayabilirler. Danışmanların tarafsız olması da toplantılara olumlu katkıda bulunur. Aile toplantılarının anlaşılır sebeplerden ötürü önceki nesillerin gizlilik kültürünün ortadan kaldırılmasına yönelik yapılmaya karar verildiğinden, sürecin yavaş ve gelişim ile ilgili olması en iyisidir. 

Aile konseyi düzenli olarak aile toplantıları düzenlemenin kurumsallaşmış halidir. Daha resmi olması yani  ihtiyaç olmadığı gibi görünse dahi konseyin belli tarihlerde toplanması en önemli avantajıdır. Aile işleriyle uğraşan kurumsal bir organdır. Şirket için yönetim kurulu ne anlama geliyorsa aile için de aile konseyi aynı anlama gelmektedir. Aile konseyi ailenin üyelerinin şirketlerinde  çalışmasına yönelik politikaları geliştirir ve  malların çeşitlendirilmesi, hissenin nakde çevrilmesi ve mal varlığının planlaması ile uğraşır. Diğer yönetim birimlerinin(yönetim kurulu, genel kurul gibi) kararlarına rehberlik edecek politikaları oluşturur. Bu birim ailenin ekonomik olmayan amaçlarına ve değerlerine aile anayasaları yoluyla tercüman olur. Aile konseyi aile üyelerine yönetimde aktif rol alsın veya almasın işle ilgili seslerinin  duyulmasına vesile olur. Şirketin yönetim kuruluna aile konseyinden bir veya iki kişi atanarak ailenin görüşleri şirketin yönetim kurulunda seslendirilmiş olur. Ancak, bağımsız yönetim kurulu üyeleri olmayan şirketlerde ailenin görüşleri çok baskın olup yönetim problemleri yaşanabilir.  Bu duruma dikkat edilmesinde yarar vardır. 

Gelecek hafta aile üyesi, yönetici ve hissedar arasındaki ilişkiyi düzenleyen aile anayasası ve aile ofisleri hakkındaki yazımla sizlerle birlikte olacağım.

Hüseyin Öcal